グループ会社のFAX業務を一括効率化
— 複数拠点でのSP-FAX OCR活用
グループ会社や複数拠点を持つ企業にとって、FAX業務の効率化には特有の難しさがあります。
拠点ごとにFAXサービスが異なる、帳票フォーマットが拠点で違う、子会社にIT担当がいない、テンプレート型OCRを全拠点に展開するのが現実的でない。こうした課題は、SP-FAXを開発しているSPREADグループ自身も抱えていたものです。
この記事では、SPREADが自社グループでの運用から得た知見をもとに、マルチテナント機能を使ったグループ会社のFAX業務一括効率化の方法を解説します。
SPREADグループでの実例
SPREADグループは、自動車用LEDライト「Sphere Light」を展開するSPREADと、グループ会社のENDOで構成されています。それぞれ異なる取引先、異なる帳票フォーマットのFAXを日常的に扱っています。
- SPREAD
- Sphere Light（自動車用LEDライト）の製造・卸売。全国数千社のカー用品店・整備工場・部品商社からFAXで注文書・代品依頼・不具合報告が届く。
- ENDO
- グループ会社。異なる取引先・異なるフォーマットのFAX帳票を扱うが、SP-FAX OCRの同じプラットフォーム上でテナントを分けて運用中。
以前はそれぞれの会社が別々のFAXサービスを使い、受信したFAXは担当者が手入力で処理していました。OCRの導入を検討したものの、テンプレート型OCRでは取引先ごとにテンプレートを作成する必要があり、ましてやグループ会社にまで展開するのは工数的に無理がありました。
マルチテナント機能で解決したこと
SP-FAXはマルチテナントに対応しており、1つのプラットフォーム上で複数の会社・拠点を独立したテナントとして管理できます。
ダッシュボード画面。管理者はテナントを横断して利用状況やOCR結果を一元的に把握できる。
テナントごとに完全にデータ分離
SPREADのテナントとENDOのテナントでは、受信FAX・OCR結果・連携設定がすべて独立しています。SPREADの注文データがENDOから見えることはありません。
テナントごとに独立した設定
OCRの読み取りカラム、品番辞書、連携先（kintone / freee / CSV）、CSVテンプレートなど、すべてテナント単位で独立して設定できます。SPREADはkintone連携、ENDOはCSV出力、といった運用も可能です。
テナント追加は即日完了
管理者がテナントを追加し、ユーザーアカウントとメール取込アドレスを発行するだけ。テンプレート設定が不要なので、新しいテナントでも初日からOCRが使えます。ITの知識がない子会社の担当者でもブラウザからログインするだけです。
管理者は全テナントを一元把握
管理者権限でログインすれば、全テナントのFAX受信数・OCR処理件数・コストを横断的に確認できます。グループ全体のFAX業務の状況を1つのダッシュボードで把握可能です。
こんなグループ企業におすすめ
SP-FAXのマルチテナント機能は、以下のような課題を持つグループ企業に特に効果的です。
子会社・拠点ごとに別のFAXサービスを契約している
SP-FAXに統合すれば、請求管理がグループ全体で1本化。サービスごとの操作画面を覚える必要もなくなります。
子会社にIT担当がいない
テンプレート設定が不要なので、ITの知識がなくても使えます。ブラウザからログインしてOCR結果を確認するだけ。本社IT部門が現地に出向く必要はありません。
拠点ごとに取引先・帳票フォーマットが異なる
テンプレート不要のAI OCRなので、拠点ごとに帳票フォーマットが違っても問題ありません。各テナントで独立した品番辞書やカラム設定を持てるので、拠点ごとの業務フローに合わせた運用ができます。
グループ全体のFAX業務状況を本社で把握したい
管理者ダッシュボードから全テナントのFAX処理件数・コスト・エラー率を一元的に確認でき、経営判断に必要なデータを迅速に把握できます。
グループ展開のステップ
SPREADグループでの経験から、グループ全体への展開は以下のステップで進めるのがスムーズです。
本社（または1社）で検証
1〜2週間まず1社でSP-FAX OCRを導入し、自社の帳票で精度を検証します。50枚分の無料クレジットで、注文書・見積依頼・代品依頼など複数パターンの帳票をOCRにかけて確認。テンプレート設定は不要なので、初日からOCRを試せます。
グループ会社のテナントを追加
1日/テナント本社の管理者がテナントを追加し、子会社用のユーザーアカウントとメール取込アドレスを発行。子会社の担当者にログイン情報を共有するだけです。テンプレート不要のAI OCRなので、取引先やフォーマットが違う子会社でも初日からOCRが稼働します。
テナントごとの設定を最適化
随時各テナントで使い始めたら、品番辞書の登録、連携先（kintone / freee / CSV等）の設定、OCRカラムのカスタマイズなどを拠点の業務フローに合わせて調整します。これもブラウザ上で完結し、ITの専門知識は不要です。
まとめ
グループ全体でのFAX業務効率化の鍵は、テンプレート不要のAI OCRとマルチテナント管理の組み合わせです。
テンプレートが必要なOCRでは、本社で使い方を覚えてテンプレートを作って、子会社に展開して、子会社の帳票フォーマットに合わせてまたテンプレートを作って...というプロセスが発生し、グループ展開は現実的ではありません。
SP-FAXなら、テナントを追加してログイン情報を共有するだけ。テンプレートの作成も、子会社へのIT担当の派遣も不要です。SPREADグループでも、ENDOへの展開はテナント追加から即日で稼働を開始しています。
まずは1社で50枚分の無料クレジットを使って精度を確認してから、グループ展開を検討してみてください。
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グループ展開はテナント追加で即日完了。